반갑습니다.
오늘은 제가 일본에서 직장인으로 생활하며 얻은 일본어 비즈니스 이메일 작성 팁을 함께 나누고자 합니다. 구체적인 일본어 표현을 알려 드리기보다는 전반적인 이메일 구성 및 장기적인 관점에서의 실력 향상을 위한 팁을 중심으로 이야기를 나눠보겠습니다. 다음과 같은 분을 대상으로 글을 작성하였습니다.
- 일본어 이메일 작성에 어려움을 느끼고 계신 분
- 일본 취업을 준비 중이신 분 혹은 일본 직장인 초년생 분
저는 2019년부터 일본에서 일하며 생활한 지 4년차에 접어들고 있는 직장인입니다. 일본어 혹은 영어로 이메일을 작성하는 것이 주된 업무 형식인데요. 저의 경험에서 함께 나눌 수 있는 팁 혹은 노하우가 있지 않을까 하여 글을 써봅니다. 비즈니스 이메일이 아닌 일반적인 일본어 공부법에 관한 저의 생각은 아래의 게시글에서 확인하실 수 있습니다.
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내용
비즈니스 일본어 이메일 예시
본론에 들어가기 전에 제가 평상시에 작성하는 이메일 중 하나를 예시로 공유하고자 합니다.
위와 같은 이메일을 하루 평균 10 ~ 20 통 정도 작성하는 편입니다. 물론 저는 저의 일본어가 완벽하지 않으며 여전히 부족한 부분이 많다고 생각합니다. 하지만 상대가 말하고자 하는 바를 이해하고 제가 전달하고 싶은 내용을 전달하는 데에는 크게 어려움이 없는 편입니다. 경어의 사용도 어느새 익숙해져 큰 부담 없이 메일을 작성하고 있습니다.
일본어 비즈니스 이메일 작성 팁 4가지
그렇다면 본론으로 들어가 제가 추천드리는 팁 4가지를 소개하도록 하겠습니다. 기본적인 비즈니스 표현을 공부하셨다는 전제하에 글을 작성하였습니다.
핵심만 간단하게 쓰기
메일은 핵심만 간단하게 쓰는 것이 좋습니다. 전체적인 길이는 물론 문장 하나하나의 길이 또한 가능하면 짧게 쓰는 것이 좋다고 생각합니다. 이것은 기본적인 내용이지만 비즈니스 일본어를 정확하게 구사하기 이전에 우선 핵심을 간결하고 정확하게 전달하는 것이 가장 중요하기 때문입니다.
또한 경어의 경우에도 謙譲語（겸양어, 자기 자신을 낮추는 말）、尊敬語（존경어, 상대를 높이는 말）를 과도하게 사용하게 되면 문장이 길어질 때가 종종 있습니다. 과도한 경어의 사용은 오히려 상대방을 불편하게 할 수 있으며 핵심 내용이 잘 전달되지 않을 수 있습니다. 상대와의 관계를 고려하여 적절한 경어, 적절한 길이의 문장을 사용하는 것이 중요하다고 생각합니다.
검색해 보기
비즈니스 일본어 이메일을 쓰는 경우에는 역시 경어의 사용이 가장 까다로운 편입니다.
비즈니스 이메일에서 자주 사용되는 표현을 공부하거나 비즈니스 이메일 예시를 담은 책을 통해 익히는 것은 기초를 다지는 데에 좋습니다. 그런 다음 실전에서 자신이 이메일을 쓰다가 막히는 경우가 생길 때 추천드리는 방법은 역시 검색, 즉 구글링(googling)입니다.
예를 들어 大丈夫です라는 표현을 메일에서 사용하고 싶은 경우를 가정해 봅시다.
일본어를 공부한 분이라면 아시겠지만 이 표현은 편한 사이에서 사용하기에는 전혀 문제가 없는 문장입니다. 하지만 비즈니스 메일에서 이 표현을 사용하는 것은 적절하지 않습니다. 이러한 위화감을 인지하셨다면 어떤 표현이 적절한지 검색을 통해 의문점을 해결할 수 있습니다.
단순히 문장을 입력했지만 어느새 연관 검색어에 「大丈夫です 敬語 メール」、「大丈夫です 言い換え ビジネス」 등 이 문장을 대체할 수 있는 적절한 경어 표현을 알고 싶어 하는 분들이 많이 있다는 것을 확인할 수 있습니다.
검색 결과에서 보시다시피 어떤 표현이 경어체로 더 적절한 표현인지 정리된 페이지가 많이 나오는 것을 확인하실 수 있습니다. 이것을 통해 사실은 일본 분들도 경어의 사용을 어려워하고 있다는 것을 알 수 있습니다. 저 또한 여전히 가끔씩 헷갈리는 표현이 나오는 경우에는 검색을 통해 적절한 표현을 찾고 있습니다.
소프트웨어 엔지니어분들께서는 코딩을 하다가 막히는 부분이 나오면 검색을 통해 문제 해결의 실마리를 찾아보신다고 들었습니다. 저는 비즈니스 일본어 표현을 검색하는 것이 이것과 같은 행위라고 생각합니다. 모든 일본어 경어 표현을 완벽하게 숙지하는 것은 매우 어렵습니다. 그렇기 때문에 꼭 필요한 일본어 지식, 기본적인 경어 표현을 습득한 후에 조금 헷갈리는 부분은 그때그때 검색을 통해 찾아가며 익혀나가는 것은 굉장히 훌륭한 방법이라고 생각합니다. 또한 배운 표현을 곧바로 쓰게 되기 때문에 새로운 표현을 익히는 의미에서도 검색하는 습관은 좋다고 생각합니다.
고쳐쓰기
이메일은 텍스트를 통하여 상대방의 의중을 파악한 후 자신의 의사를 간결하게 전달하는 것이 중요합니다. 그렇기 때문에 저는 최종적으로 이메일 송신 버튼을 누르기 전까지 제가 작성한 표현 및 단어, 문장의 흐름이 적절한 것인지 여러 번 읽고 고쳐 쓰는 과정을 거칩니다. 바쁜 와중에도 이메일은 다 쓴 후에는 반드시 다시 글을 읽어보며 이것이 읽기 쉬운 글인지, 혹시나 부적절한 단어나 표현이 있지는 않은지 확인합니다.
메일을 작성하는 것도 상대방으로부터 받은 메일을 읽는 것도 많은 시간과 에너지를 필요로 하는 작업입니다. 그렇기 때문에 나의 글을 읽게 되는 상대방의 시간과 에너지를 뺏지 않기 위해서도 이러한 배려가 필요하다고 생각합니다.
실제로 이메일을 주고받다 보면 실제로 만난 적이 없지만 글 속에서 상대방의 마음이 느껴지기도 하고 배려가 엿보이는 경우가 있습니다. 그렇기 때문에 자신의 의사를 정확하게 전달하는 목적으로 고쳐쓰기는 중요하며, 더 나아가 사람과 사람 간의 소통, 비즈니스 파트너에 대한 배려의 관점에서도 고쳐쓰기는 중요하다고 생각합니다.
많이 써보기
역시 양에는 장사가 없습니다. 인풋과 아웃풋의 반복이 비즈니스 일본어를 숙달함에 있어 가장 빠른 방법이 아닐까 생각합니다. 기본 교재를 통해 배운 표현, 검색 혹은 상대방이 사용한 표현을 자신이 직접 써보며 인풋과 아웃풋을 반복하다 보면 실력이 향상될 수밖에 없습니다.
또한 같은 내용을 전달하더라도 무수히 많은 표현이 있지만 어느샌가 자기에게 맞는 표현이 생기게 됩니다. 그렇게 익숙해진 표현들을 바탕으로 조금씩 사용하는 표현을 넓히며 반복해서 연습하다 보면 어느 순간 비즈니스 이메일을 막힘없이 작성하고 있는 순간이 오리라 생각합니다.
비즈니스 이메일 교재 추천
참고로 제가 일본 취업을 준비하던 시절부터 봐왔던 책은 비즈니스 일본어 이메일이라는 책입니다. 다양한 상황 별로 적절한 사례 표현이 들어가 있어 기본 이메일 교재로는 이 한 권이면 충분하다고 생각합니다. 물론 이미 가지고 계신 책이 있다면 그 책의 내용을 반복해서 익히는 것으로 충분하다고 생각합니다.
마치며
가능하다면 경어와 맞춤법, 조사까지 완벽한 일본어를 구사하는 것이 좋지만 일본어로 이메일을 쓰는 행위의 주목적은 원활한 커뮤니케이션입니다. 문제 해결을 위한 제안, 상대방의 마음을 헤아려 배려하는 마음을 담은 문장 등 일본어 이외에도 신경 써야 할 것이 많습니다.
그렇기 때문에 저 역시 지난 시간을 되돌아보면 직접 부딪혀가며, 때로는 부끄러운 실수도 하며 조금씩 일본어가 나아졌다고 생각합니다. 다음부터는 실수를 줄이고자 하는 마음으로 부족한 부분을 채워가다 보면 어느샌가 자연스럽게 비즈니스 일본어를 구사하고 있는 자신을 마주하는 순간이 오리라 생각합니다.
감사합니다.
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